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Todo Lo Que Necesita Saber Para Convertirse En Contratista Independiente

Decidir que se quiere tener una nueva vida, un nuevo comienzo, y que el siguiente paso a dar será decisivo, bien pensado, que se ve motivado por una única razón, y esa es la de una vida más digna, donde se buscan mejores oportunidades, sobre todo si se cuenta con una familia que dependa de usted, lo único que uno busca como padre o madre es darle a sus hijos la posibilidad de la felicidad y una educación para ser perdonas de bien en la edad adulta.

Cuando una persona lo deja todo atrás, en busca de un nuevo comienzo no es nada fácil, tomar la decisión de cambiar absolutamente todo tu presenta y tu pasado, por la construcción de un futuro más prometedor, cambiar de escenarios, y empacar las maletas, tomar lo más preciado con usted, los integrantes de su familia y partir a un nuevo destino.

AVISO IMPORTANTE: Debido a la contingencia por el Covid-19, por disposición del gobierno federal la fecha límite para presentar la declaración de impuestos será hasta el 15 de julio. Consulte más detalles en la página oficial del IRS.

Los inmigrantes en Estados Unidos tienen muchas de esas anécdotas, muchas buenas, otras malas, y la mayoría coincide en algo: lo volverían a hacer si fuera necesario. Esto es lo que tanto llaman “el sueño americano”. Casi siempre el jefe de familia se va primero, se establece en el nuevo país y luego trae a su familia, o en muchas ocasiones, solo él se va y su familia se queda en el país de origen, y él se encarga del soporte económico desde la distancia.

Bendecidos son aquellos que se logran establecer en Estados Unidos, y logran prosperar en un empleo, mejor aún, se independizan después de un tiempo, y se convierten en sus propios jefes y con un poco más de éxito, se convierten en empleadores de personas que, como ellos, en un inicio, están buscando esa oportunidad latente de una mejor vida.

Los inmigrantes indocumentados se enfrentan a muchos desafíos cuando buscan empleos, porque siendo que ellos no están autorizados para laborar de manera legal en Estados Unidos, aún así es bien sabido que en muchos lugares se los contratan y esto ya se convierte en un tema polémico, porque por un lado podemos opinar que, una persona que quiere ganarse la vida de manera honrada y trabajar para poder ver por su familia, pues debería tener el derecho, pero por otro lado tenemos el aspecto legal, simplemente está violando las reglas establecidas e incurriendo en un delito, no solo él, sino los empleadores que contratan a los indocumentados y no declaran sus impuestos de nómina.

Sin embargo, no todo está dicho ni perdido, podemos rescatar algunas formas de ganas dinero y que no son ilegales, es responsabilidad de usted mantenerse respetuoso de las leyes, no transgredirlas ni por error. Antes de tomar alguna decisión laboral, tenga en mente las opciones y de preferencia consulte con un abogado de inmigración.

Laborar en Estados Unidos viene en diferentes presentaciones, por ejemplo, la contratación independiente, (freelance), consultoría, o bien, estableciendo su propio negocio. Mucha gente inmigrante, aparte de tener empleos base, realizan empleos por su propia cuenta, con el fin de, por supuesto, obtener más ingresos monetarios.

Para entender más a detalle qué representa ser un contratista independiente, y los beneficios que implica esta modalidad laboral, la formación de filas laborales para hacer progresar su negocio sea cual este sea, basado en su oficio, para entender los detalles importantes sobre su responsabilidad con el fisco, para todo ello enumeramos a continuación puntos importantes que debe considerar.

Consideraciones obvias, pero que no está de más decirlas

Aspectos legales que debe considerar para ser independiente o freelance

Debe tener en cuenta todos los aspectos y consideraciones legales entorno al trabajo como independiente, sobre todo si su estatus legal es comprometedor, usted debe ser mucho más cuidadoso.

Según como lo dicta la ley de reforma y control de inmigración de 1986, en la ley federal, es ilegal emplear a trabajadores no autorizados en Estados Unidos, personas ilegales que no cuentan con sus papeles para ejercer el trabajo, si el empleador tiene el conocimiento de ello, está cometiendo una falta a la ley.

Esa ley aplica para todos los trabajadores en el territorio nacional. Cabe mencionar que dicha ley pone más la mira con lupa sobre los trabajadores de la categoría de domésticos, contratistas independientes, trabajadores de temporada o esporádicos, o trabajadores que son contratados por otras entidades legales.

El IRCA pide que los empleadores avisen sobre cada empleado que contratan, esto para llevar un control de las contrataciones y de los trabajadores actuales, para evitar caer en problemas legales e innecesarios. Esto lo hacen a través del Sistema I-9.

Lo primero que se debe hacer es que el empleado complete el formulario I-9, sobre la elegibilidad del empleo y la verificación de este, y donde asegure que está autorizado para laborar como lo dice, de manera legal dentro del país.

El segundo paso le corresponde al empleador, quien será el responsable de ver que la información proporcionada sea real, bajo el análisis de la documentación proporcionada por el empleado, con el fin de comprobar que la persona está autorizada realmente y bajo las normas legales.

Después de revisar los documentos proporcionados por el empleado, (certificados de nacimiento, pasaportes, permisos de trabajo, etc), una vez que el empleador se asegura de que la información es verídica y que el empleado es elegible para el puesto, el empleador debe firmar, solamente en caso de que esté completamente seguro, lo que queremos es evitar problemas, sea muy cuidadoso antes de dar por hecho algo.

Hay algunas excepciones que usted debe saber, con respecto a las exigencias del sistema I-9, cuando el asunto no es directamente con los empleados. Por ejemplo, un trabajador independiente no requiere obtener el formulario I-9 de contratistas independientes o de trabajadoras domésticas. Además, recordemos que las personas independientes no están obligadas a mostrar su autorización como independientes.

Sin embargo, en el estatuto federal 8 del código 1324 a4, prohíbe la contratación de personas no autorizadas para laborar, y una vez que el cliente o contratador lo sabe, está infringiendo una falta a la ley, como dice el dicho, “ojos que no ven, corazón que no siente”. Por ende, alguien que pierde su permiso DACA, ya no podría ser recontratado por la misma empresa.

Como mencionamos anteriormente, cuando el DACA le es revocado a una persona que labora en Estados Unidos, no puede ser recontratado por la empresa para que cual labora actualmente, pero, puede hacer uso de su SSN para trabajar de manera independiente bajo contrataciones a particulares o bien, para empezar su propio negocio.

Las personas que no cumplen con el formulario I-9 o que contratan a personas ilegales/ indocumentadas en el territorio estadounidense, a sabiendas de que no está permitido, estas personas se pueden enfrentar a varios problemas legales, tales como, multas civiles, sanciones de carácter penal, o incluso la exclusión de contratos del gobierno, según sea el caso.

Cabe señalar que, hay algunos casos, cuando se incurre en la participación de empleos no autorizados, sobre todo cuando la USCIS puesto sobre la mesa los detalles de un empleo no autorizado, en estos casos, el estatus migratorio de la persona se ve seriamente afectado. Sin embargo, es poco común que el escenario sea el que, un trabajo no autorizado, con anterioridad, cause un impacto más allá del evidente impacto adverso de haber estado presente sin una autorización.

Contrataciones independientes

A pesar de que los empleadores no pueden contratar a personas indocumentadas o inmigrantes no autorizados, las leyes federales y estatales muy a menudo no requieren una prueba tangible del estatus migratorio, al momento de que una persona obtenga ingresos económicos por sus servicios prestados. Y aquí tenemos una bella definición para este tipo de trabajadores, los trabajadores independientes o freelance, quienes no son empleados, pero prestan sus servicios a cambio de una remuneración económica.

¿Qué es un contratista independiente? No es nada más ni nada menos que eso, una persona independiente, quien produce un tipo específico de producto o servicio en un tiempo dado. Hay una gran diferencia entre un contratista independiente y un empleado.

Una de las diferencias entre un contratista y un empleado, es que, por ejemplo, un cliente solo puede controlar el resultado del producto o el servicio proporcionado por el contratista independiente, sin embargo, no puede manejar el modo de este, ni los tiempos, como, por el contrario, sería el caso del empleado, el jefe o su superior puede darle observaciones e instrucciones específicas, la paga es otro aspecto importante, a un contratista independiente se le puede pagar por hora o por trabajo terminado o producto/ servicio.

La parte de los contratos es otro aspecto importante que mencionar, la razón de estos es que, al firmar ambas partes, queda claro la justificación de la relación laboral, los esquemas de los servicios prestados, los rangos de precios, la duración del contrato, la protección intelectual, etc.

Es muy común ver que, en Estados Unidos, los contratistas independientes utilizan su nombre propio para la creación de sus negocios, sin embargo, también está el caso de iniciar una empresa de manera más unipersonal, como, por ejemplo, utilizando un nombre más comercial y no su propio nombre de pila.

El cliente, ya sea empresa o persona particular, no tiene la obligación legal de preguntarle al contratista independiente por el formulario I-9, que recordemos es el formulario empleado para la identificación del trabajador y sirve también para demostrar que está autorizado para laborar en Estados Unidos, ni tampoco tienen la obligación de preguntar sobre su estatus migratorio.

Sin embargo, sí requieren de un número de seguro social, SSN, o el número del contribuyente o ITIN, esto es indispensable para el contratista independiente, para poder prestar sus servicios, nuevamente, no importando su estatus migratorio. Recuerde igual que si usted utilizaba su SSN para laborar y ya no cuenta con DACA, ya no siga haciendo uso de ese SSN, mejor renueve su ITIN. No olvide tampoco que su SSN seguirá siendo suyo no importando su estatus del beneficio DACA.

Un contratista independiente carga sobre sus hombros una gran responsabilidad al momento de prestar sus servicios o producto, pues es la cara del contrato, el cliente lo ve como el único responsable y para ello, mejor tome precauciones, pues si bien es cierto que usted percibirá toda la ganancia, también percibirá las perdidas según sea el caso.

Hablando de perdidas, si es un contratista independiente tal vez pueda contemplar la idea de un seguro de responsabilidad civil general, o por sus siglas en inglés, GLI, esto para su protección ante el reclamo de un cliente insatisfecho, incluso esto le servirá también para su propia integridad, pues en caso de agresión física por parte de un cliente, por ejemplo, igualmente por daños a la propiedad, lesiones de otra índole, etc. Usted debe estar preparado para lo bueno, pero también para lo malo, o lo peor.

Los impuestos, mejor conocidos como “taxes” en inglés, son un tema verdaderamente importante para el gobierno estadounidense, es algo que se toman muy en serio, y usted no puede faltar a esta norma importante. No importando ni su estatus migratorio, ni su puesto como empleado o independiente, usted debe pagar impuestos, sin consideración alguna, no lo pase por alto, de esta manera se evitará muchos problemas futuros.

Como contratista independiente, usted puede hacer uso de su ITIN para presentar su declaración de impuestos, esto en caso de que usted no cuente con su SSN. Si usted es un trabajador independiente, a la hora de presentar su declaración, el IRS le van a solicitar los siguientes formularios:

W-9:  el IRS requiere que los clientes utilicen este formulario para la obtención de los números de contribuyentes de los contratistas independientes. Este formulario se debe llenar al inicio del trabajo o servicio que se va a prestar, y se finaliza el registro con el cliente o pagador. Tome en cuenta que, si en un año se le paga al contratista independiente, una cantidad menor a $600 dólares, entonces el cliente no requiere llenar este formulario 1099: el IRS requiere de este formulario para poder contar con el registro de la cantidad total de dinero que ha sido pagado a los contratistas independientes en un año fiscal. Los clientes deberán presentar un formulario de este tipo por cada contratista independiente al que han pagado una cantidad mayor a $600 dólares; se debe enviar una copia de este formulario al contratista independiente para el final del año y ya es responsabilidad del contratista pagar el impuesto correspondiente.

Formularios necesarios para trabajar como contratista independiente o freelance

  • W-7: este formulario solo se utiliza para la obtención del ITIN, en caso de que no se cuente con el SSN o no sea elegible para la obtención de un SSN, como lo es en el caso de las personas indocumentadas.
  • W-9: este formulario se debe dar a cada persona o empresa para la que se va a laborar o prestar servicios, cada que vaya a prestar un servicio o producto, debe presentarlo.
  • 1099: el contratista independiente obtendrá este formulario al final del año, cada persona para la que haya laborado le hará llegar dicho formulario, pero siempre y cuando le hayan pagado por el servicio o producto más de $600 dólares, este es el formulario que usará para declarar impuestos.
  • Contrato escrito y (comúnmente es personalizado): es necesario para justificar la relación laboral, en este se describen los aspectos de esta como las tarifas, la duración, la especificación de los servicios prestados, etc.
  • Factura: se otorga a cada cantidad con la que se hacen los negocios y se percibe el pago de este.

Pautas básicas para ser un contratista independiente

Esta sección es un extracto de la publicación 15-A del IRS, Edición 2016. Cuando se de la situación de una discusión entre contratistas independientes y clientes, asegúrese de citar al IRS de manera directa y remita a la información proporcionada por el IRS.

Muchas personas se ganan la vida de manera independiente, y este es un derecho de muchos, no es exclusivo solo para inmigrantes, incluso hay quienes tienen empleos estables en empresas establecidas y de renombre, pero que, por su cuenta propia, ejercen también para la obtención de ingresos extra.

Tal es el caso de médicos, veterinarios, o por ejemplo, subastadores, hay una gran cantidad de carreras que permiten la facilidad de poder ejercer de manera independiente, y a la vez ser empleado de una empresa grande, el dinero es una necesidad de muchos, y cada quien se abre las puertas a su propia manera, ser contratista independiente es una de ellas. Y que como anteriormente se mencionaba en este artículo, es importante que el cliente sepa la diferencia entre empleado y trabajador independiente. En donde el contratista independiente tiene la libertad de ofrecer su servicio como mejor le parezca, siempre y cuando cumpla en tiempo y no transgreda la integridad de otros, y en donde el empleado se debe acatar a las ordenes y observaciones del jefe o supervisor.

Para tener un mejor y más claro entendimiento entre ser contratista independiente y ser un empleado se deben considerar el grado de control y el grado de independencia. El grado de control y la independencia se dividen en tres categorías: control de comportamiento, control financiero y tipo de relación de ambas partes.

  • Control de comportamiento: este muestra si la empresa o pagador tiene derecho a dirigir o controlar cómo debe realizar las actividades por las que se le paga al empleado, esto incluye el tipo y grado de:

1. Instrucciones que son dadas al trabajador. El empleado generalmente está sujeto a las instrucciones e indicaciones de la empresa o persona que paga, sobre cuándo, dónde y cómo debe trabajar. Algunos ejemplos sobre instrucciones dadas a los empleados para su mejor rendimiento laboral, mismo que es monitoreado constantemente:

a. Cuándo y Dónde hacer el trabajo.

b. Qué herramientas o equipo de trabajo utilizar

c. Qué cantidad y cuáles trabajadores contratar o ayudar con la actividad

d. Dónde comprar suministros y los servicios

e. Cuál es el trabajo que debe realizar cada individuo determinado

f. Qué orden o pasos a seguir.

Por obvias razones las instrucciones o indicaciones que sean dadas a un empleado variarán de acuerdo con la empresa y a la actividad laboral que se desarrolle, pero casi es similar en todos lados; siempre hay pasos a seguir o indicaciones para la realización de una labor específica, esto para mantener un estándar de calidad en el resultado laboral. Un buen control de comportamiento se puede dar a lugar si el empleado cuenta con el derecho de controlar los métodos para lograr al resultado final de una tarea específica.  

No todos los lugares están preparados para el control del trabajo que se realiza, hay establecimientos o empresas que carecen de conocimiento para instruir a especialistas con mejores capacidades para la elaboración de una tarea específica, cuando se trata de actividades complejas, pero la mayoría de las veces, las empresas cuentan con personal capacitado y con las instrucciones adecuadas para cada actividad.

La empresa o cliente tiene el derecho de controlar los detalles del desempeño laboral de los empleados, pero al mismo tiempo, puede depositar su confianza en las personas que laboren dentro de sus filas, renunciar a esa constante supervisión y permitirles la libertad de desempeñarse con libertad, siempre y cuando el resultado y desempeño sean de calidad.

2. Tipo de capacitación: el tipo de capacitación que se brinde al empleado varían; un empleado puede ser capacitado en la empresa para que desempeñe las actividades laborales de una manera específica, incluso en muchos lugares pagan las capacitaciones de manera periódica para mantener a sus empleados actualizados y de ese modo tener una mejor producción, en cambio, los contratistas independientes utilizan sus propios métodos, sin embargo, esto no significa que no puedan actualizarse, por el contrario, siempre hay talleres o diplomados disponibles para el mejoramiento de habilidades, de acuerdo al área laboral en la cual se desempeñan, incluso en Internet hoy en día puede contar con una gran diversidad de capacitaciones que puede tomar de manera independiente.

Control de financiamiento: las situaciones que indican si una empresa tiene el derecho de controlar los aspectos de carácter comercial del trabajador son:

3. En la medida en que el trabajador tenga gastos no reembolsables, en este sentido, los contratistas independientes tienen más posibilidades de tener gastos no reembolsables que los empleados subordinados. Las pagas fijas son otro aspecto a consideras, por ejemplo, cuando se percibe un salario independientemente si el trabajo se está llevando a cabo o no, sin embargo, los empleados también pueden incurrir en gastos no reembolsables ligado a los servicios que realizan para la empresa.

4. El alcance personal de la inversión del trabajador. Un empleado subordinado que solo cuenta con ese empleo que no es propio y le rinde cuentas a esa empresa o persona, generalmente no cuenta con otro tipo de inversión fuera de ese empleo. Sin embargo, un contratista independiente, a menudo tiene una importante inversión en su campo laboral. Pero una inversión significativa no se requiere para el estatus de contratista independiente.

5. La medida en que el trabajador pone los servicios a disposición del mercado laboral. Un contratista independiente normalmente es libre de buscar las opciones laborales que mejor le parezcan y conforme se vayan presentando; lo consiguen a través de anuncios publicitarios, o por la ubicación estratégica de su negocio y cuentan con disponibilidad de tiempo cuando se les solicita el servicio.

6. Como se justifican los pagos al trabajador. A los empleados normalmente se les garantiza un salario por un periodo de tiempo, y se cuenta por hora o semanal, lo cual indica que el trabajador es un empleado, no importando si en su trabajo hay oportunidades de comisiones para obtener ingresos extra, sigue siendo considerado como un empleado. A diferencia, el contratista independiente recibe un monto por el trabajo realizado, sin embargo, en aspectos legales, algunas profesiones exigen que a los contratistas independientes se les pague por hora.

7. La medida en que el trabajador pueda obtener ganancias o pérdidas. Debido a que, normalmente, un empleador es quien proporciona el escenario para llevar a cabo el trabajo, pone las herramientas, materiales, equipamiento y suministros necesarios, generalmente es quien paga los costos de hacer negocios, los empleados no obtienen todas las ganancias ni todas las perdidas, según sea el caso. Un contratista carga con toda la responsabilidad en ambos casos.

– Tipo de relación:  Aspectos que muestran el tipo de relación de ambas partes.

8. Los contratos escritos que describen la relación que ambas partes pretenden dar pie. No se trata del criterio más importante, ya que lo verdaderamente importante es la naturaleza del trabajo que resulte de este, no como se estipule en un contrato. Sin embargo, no se puede negar que un contrato escrito pueda marcar una diferencia importante.

9. Si la empresa o pagador le proporciona al trabajador beneficios de empleado, como lo son el seguro, un plan de pensiones, pago de vacaciones o por enfermedad, viáticos, etc. Aunque estos beneficios también significan que el empleador tiene un cierto poder sobre los empleados. Los contratistas independientes financian sus propios beneficios de trabajador.

10. La permanencia de relación. Si una empresa o persona contrata a un empleado con la expectativa de una relación por un periodo indeterminado, en lugar de un periodo especifico, esto deja entre ver las intenciones de crear una relación empleador-empleado.

11. La medida en que los servicios prestados por el trabajador son un aspecto clave de la actividad regular. Si un trabajador proporciona servicios que son clave de la actividad comercial de la compañía para la que está prestando los servicios, hay una alta probabilidad de que le otorguen el derecho de dirigir sus actividades laborales dentro de su área de trabajo. Por citar un ejemplo, cuando una firma de abogados contrata a un abogado, probablemente se pueda presentar por sí solo con el derecho de controlar su área laboral, ello indicará claramente una relación empleador-empleado.

Consejos para iniciar como contratista independiente

Este tipo de trabajos, primero que nada, implica mucha responsabilidad, compromiso y una mentalidad ajustable a cualquier escenario. Todos hemos trabajado para alguien más al menos una vez en nuestra vida, si no todos, al menos la gran mayoría lo ha hecho, y es más fácil, hasta cierto punto, seguir los pasos establecidos, requiere compromiso, pero no tanto esfuerzo como disciplinarse para cumplir como un contratista independiente.

Debe saber las técnicas de promoción, buscar opciones que le convengan para darse a conocer y empezar a ser contratado para prestar sus servicios, ya sea pagar por publicidad o igual hacer uso de las redes sociales a su favor, hacerse de sus clientes base y buscar que ellos lo promocionen con sus conocidos, no descarte la posibilidad de que la actitud muchas veces le abre las puertas, y entre más amable sea, mejor recibido será por las demás personas, siempre es agradable toparse con trabajadores con buen humor, usted sea uno de esos.

Debe ser paciente, comprender que como en cualquier negocio hay un periodo de ajuste y no empezará a percibir las ganancias deseadas desde el inicio, esta es una cuesta arriba que debe caminar con gran esmero y no darse por vencido fácilmente, infórmese bien sobre las mejores opciones, trate de hacer todo por la vía legal.

  • Familiarícese con los aspectos legales entorno a su actividad laboral.
  • Asegúrese de estudiar su mercado laboral antes de tomar una decisión.
  • Esté convencido que esto es lo que realmente quiere hacer.
  • Aprenda a entender a las personas, las exigencias de sus clientes, sobre todo.
  • Estudie a “la competencia” para saber los precios estándar.
  • Tenga conocimiento de los formatos que deberá emplear durante todo el proceso.
  • Aprenda el buen uso de las redes sociales para darse a conocer.
  • Trate de unirse a una red de independientes, por ejemplo, IQ Workforce.
  • Manténgase actualizado sobre su disciplina laboral, esté a la vanguardia.
  • Algo importante, no deje de lado el pago de impuestos como independiente.

Si desea saber más sobre los pros y contras legales para iniciarse como contratista independiente, llámenos al +1 (704) 243-6333 para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a cumplir con sus impuestos; visítenos directamente en nuestra oficina 4801 E Independence Blvd, Charlotte, NC 28212 para una asesoría legal y profesional en cuestiones de deudas tributarias o contáctenos por medio de nuestro website o enriquezca su conocimiento al respecto, de primera mano en el sitio oficial del IRS .

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